システム開発の仕様書をExcelで管理してはいけない理由

システムの開発現場でよく聞く声、それが「Excelで仕様書を管理するな!」というもの。
「えっ!?Excelって表計算ソフトだし仕様書を作ることなんてあるの!?」
そう思う方もいらっしゃるかもしれませんが、実はけっこう多いんです。
仕様書をExcelで管理すべきではない理由をご紹介します。

印刷が上手くできない

仕様書をExcelで作って
いざ印刷!!!
してみたら、レイアウト崩れ…悲しいけれどよくあることです。
仕様書をExcelで管理する会社の場合、紙の資料で稟議を行う場合も多いでしょうから、印刷することを前提にExcelのレイアウトをこねくり回すことに時間を費やしていまうことになります。
言わずもがな、そのようなExcelのレイアウトをこねくり回す作業は時間のムダでしかなく、そこにいくら時間をかけても、仕様がブラッシュアップされるわけではありません。

Excelは文書を書くのに向いていない

Excelではインデントや目次をつけるのが難しいですよね。
良い仕様書は適切に構造化されているもの。
構造化された文章をExcelで適切に作るのはこれまた大変です。
表計算ソフトですから「きっちりとした文書」を書くのには向いていません。

そもそも仕様を管理するものではない

一番の理由がこれです。
「Excelは表計算ソフトだから仕様を管理するものではないでしょう!」
「このソフトはそもそも仕様書を作成するために作られたものではない!」
と憤る方が多いのも事実です。非常にごもっともな意見です。
そう、Excelは仕様書作成ソフトではありません。


以上、仕様書作成にExcelを用いるべきではない理由を見てきましたが、ExcelにはExcelの良いところがたくさんあります。
例えば、グラフやオートシェイプの作成や配置が簡単だったり、文字の配置なども簡単に行うことができます。
もちろんしっかりとしたフォーマットで文章を書く場合にはExcelではなくWordのほうが良いでしょう。
ですが、そこまでフォーマルではないファイルではExcelで十分ではないでしょうか。
仕様書は最終の成果物ではありません。最終的にはシステムを納品するのです。
形ばかりにこだわらず、使いやすいソフトをその状況に応じて利用するようにしましょう。

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