AccessとExcelの違い【データ量】に応じて使い分けよう!

Accessは マイクロソフトのWindows向けデータベース作成ソフトです(Office for MacにもAccessはついてきません)。

そもそもデータベースとは何かと言うと、更新、削除、検索など、様々な情報処理をしやすくしたデータの集まりのことを指します。
イメージし辛いという方は電話帳や住所録などを思い浮かべて頂けると分かりやすいかもしれません。

Accessは、そんな電話帳や住所録のような集合しているデータを管理、整理することができるソフトなのです。

Accessの画面の画像

しかし、ここまで聞くと、同じくマイクロソフトから提供されている別のソフトウェアを思い浮かべる方も少なくはないのではないでしょうか?
そう、そのソフトウェアとは「Excel」です。

Excelの画像

表計算ソフトとして有名なExcelも、データベースを管理、作成するソフトの一つと言えます。

ExcelとAccess、一体何が違うのでしょう?
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90秒で分かるAccessとExcel どちらを使えばいいの?

ExcelとAccessの大まかな違い

細かい部分での違いはいくつもありますが、初心者の方向けに大きな違いを述べるならば、Accessの方がより大量のデータを扱えるという違いがあげられます。

Excelは扱えるデータが1,048,576行×16,384列という明確な限界が設定されており、この限界に近ければ近いほどファイルが重くなるため、あまりにも膨大なデータを扱う場合には向いていないのです。

一方Accessは、限界が行や列の数で決められているわけではなく、ファイルサイズで言うと2GBまでという制限があります。

行や列の数による制限がないので、Excelよりも多量のデータを扱うのに向いていると言えます。

結局どっちを使えば良いのか?

一口に言ってしまうならば、ExcelとAccessは扱うデータの量で考えると良い、ということなのです。

前述したとおり、この他にも細かい部分での違いがあるため、はっきりとどちらを使うのが良い、とは一概には言えません。

しかし、例えばExcelはWindowsのPCを購入した際に、多くのPCに初めからインストールされているのに対し、Accessは別途購入する必要があるケースがほとんどです。

その場合、Excelで十分管理できるデータ量なのであれば、Accessをわざわざ購入する必要性は薄いと言えます。

いかがでしたか?
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