わかりやすい資料の「わかりやすい」ってどういう意味なのか？ – 資料作成入門

資料作成のプロが教えるわかりやすい資料の「わかりやすい」とは何かを紹介したいと思います。

資料作成において「わかる」には実は2つの意味がある

「わかりやすい」を理解する前には、まず「わかる」という状態を理解する必要があります。そして資料作成において、「わかる」には2つの意味があります。

意味を理解する

まず１つ目は、文字通り「意味を理解する」という意味です。これは情報が脳に適切に収められていていつでも引き出して使うことができる状態であるということです。

意義を納得する

２つ目は、「意義を納得する」という意味です。すなわち、主張に合点が行って腹に落ち、アクションをとることが可能な状態であるということです。ビジネスでは、意味を理解してもらうだけでなく、相手にアクションをとらせるまでがゴールなので2つの「わかる」という状態を達成しないといけないのです。

「わかりやすく」するには？

わかりやすさを出すためには1つ目の「わかる」つまり「意味」を理解してもらうことを考えます。そのために何をするかというと、相手が意味を理解するために必要な情報の質と量を適切に調整します。量と質が適切だと人は脳に意味を収めやすくなります。
情報の質と量を調整するテクニックはここでは触れませんが、すくなくとも相手が意味を理解できるように、こちらから発信する情報の量と内容が適切かどうかを意識することから始めましょう。
一方で、「意義」を納得してもらうためには、論理的で、感情的に受け入れやすいものであることが必要です。ここは「意味」以上に徹底的に相手のことを考える必要があります。どのようなストーリーであれば、すっと腹落ちし、かつ胸を躍らせる内容になるのかを、相手の趣味趣向を踏まえて準備することが必要です。
以上のポイントを押さえて、自分が「わかりやすい」説明ができているのか再点検してみましょう。