プレゼンは資料作りで勝負が決まる!超基本10テクニック

資料がわかりづらいと、せっかく練習したプレゼンも台無しになってしまいます。
脳は複数のものに同時に注意を向けるのが苦手なので、資料に対して「わかりづらいなぁ…。」と思っている間は、話が耳に入ってこないためです。
ダイヤモンド社刊『社内プレゼンの資料作成術』から、プレゼン資料制作の基本の10テクニックをご紹介します。

プレゼン資料作りの超基本10テクニック

超基本テクニック1. 画面サイズは「4:3」

プレゼンテーションソフトのスライドサイズの初期設定は、だいたい「4:3」になっています。
その設定を変更しないようにしましょう。(Google Docは16:9がデフォルト)
社内プレゼンの資料は16:9ではなく4:3で作成しましょうという説明画像
「16:9」の画角が常にダメかというと、そういうわけではなく、広い会場で壇上から多くのオーディエンスに向かって話すときに適したサイズ。多数オーディエンスに訴えかけるときには「16:9」が効果的なケースも多いです。
しかし、大会場のプレゼン以外では「感情に訴える」必要はさほどありません。印刷用紙に近い「4:3」のサイズのほうが、違和感もなく、見やすいと感じます。迷わず「4:3」を使用しましょう。

超基本テクニック2. 表紙に必ず「会議名」「日付」を明記する

スライドには必ず表紙をつけます。
表紙でもっとも重要なのはタイトルです。
「これから、何についてプレゼンするのか?」が一目でわかるように、できるだけ短い言葉で、スライド中央に大きく表示するようにします。
これがわかりにくいと、決裁者は「何のプレゼンだ?」と戸惑い、プレゼン内容の理解度が下がります。
もうひとつ忘れてはならないのが「会議名」と「日付」を明記すること。
いつ、どこで行ったプレゼンかを記載することでバージョン管理を行うことができます。
会議名と日付を明記しておくと「どの時点でどの修正が入ったのか」「正しく修正が反映されているか」といった経過を把握でき、文書管理がラクです。
社内プレゼンの資料は会議名と日付を必ず明記しましょうの説明画像

超基本テクニック3. 日本語タイトル・キーメッセージは13文字の法則

表紙のタイトルやキーメッセージは、必ず13文字以内でまとめます。
日本人が瞬時に視認できるのは、少ない人で9文字、多い人でも13文字ていどが限界です。それ以上だと文意を読み取るために「読む」という脳処理が発生します。それだけ理解に時間がかかり、伝わりにくいプレゼンとなってしまう可能性があります。

【例】
【before】売上未達を改善するための戦略提案について(20字)

  ↓

【after】売上未達改善の戦略提案(11字)

超基本テクニック4. ページ番号(ノンブル)はページ右下

ページ番号(ノンブル)は、迅速なやりとりを促進します。
ページ番号がないと、「あの顧客満足のグラフのページをもう一回見せてほしい……いや、それじゃなくて……」などといった要領を得ない指示をしがち。「5ページ目をもう一回見せてほしい」などスムースでスピーディな質疑応答やりとりのために、必ずページ番号を振っておいてください。
ページ番号を置く場所はスライドの右下です。人の目線は「Zの形」で動きますから、右下にページ番号をおけば視覚的に邪魔な印象を回避できます。
人の視線はZの形に動くのでページ番号は右下に置くべきという説明画像

超基本テクニック5. フォントはこれに決め打ち

フォントを決めるのにいちいち悩まず、以下のフォント設定を覚えてしまい作成時間を短縮しましょう。
まずキーメッセージは

●PowerPoint:HGP創英角ゴシックUB
●Keynote:ヒラギノ角ゴStdN

キーメッセージは「最も伝えたいメッセージ」ですから、力強い極太のゴシック体で決裁者に印象づけるほうがベター。
その他のテキストは

●PowerPoint:MSPゴシック
●Keynote:ヒラギノ角ゴProN

こちらもゴシック体を使用します。
明朝体のほうが一見知的に見えるかもしれませんが、プレゼン資料では原則NGと考えておいてください。
明朝体を老眼や目の悪い人が見ると、線が消えて見えることがあります。見えなければ、どんなに知的なフォントでも意味をなしません。ですから、明朝体ではなくゴシック体を使用するようにしてください。
上記のフォント群は、行間も文字間隔も詰まりすぎず空き過ぎず、可読性が高くオススメです。

超基本テクニック6. キーメッセージのフォントサイズは「100~200」

キーメッセージのフォントサイズは「100〜200」にしてください。100以下だとインパクトに欠けるのみならず、小さい文字が並んだ「つかみにくいキーメッセージ」となってしまう可能性があります。
また200を超えると「やりすぎ感」が出ます。すこしおどけた印象がでてきてしまいます。
キーメッセージのフォントを100-200pxにしましょうという説明画像
キーメッセージは、決裁者にインプットすべき重要なメッセージです。100~200の範囲で、できるだけ大きく表示できるようにしてください。

超基本テクニック7. キーメッセージは中央より「やや上」に

キーメッセージは、スライド中央より「やや上」に置きます。
キーメッセージはやや上に置くことを説明した画像
スライドを映すスクリーンを、座った状態で見上げたとき、キーメッセージが中央かそれより下に配置されると、とても窮屈な印象を与えてしまいます。また、キーメッセージのような重要な情報は上部に表示することで、後ろに座っている人も把握しやすい配慮でもあります。

超基本テクニック8. ポジティブメッセージは「青」、ネガティブメッセージは「赤」

「売上増」「経費削減」などポジティブメッセージは「青」、「売上減」「経費増」などのネガティブメッセージは「赤」に統一すると、わかりやすいプレゼンになります。

【カラー原則】
●ポジティブメッセージは「青」
●ネガティブメッセージは「赤」

これらの配色は、スライドを見た瞬間、決裁者が「いい情報なのか?」「悪い情報なのか?」を直感的に判定しやすい配色です。つまり「理解がはやい」のです。
世界中の信号が「青=進め」「赤=止まれ」で統一されているように、青は「順行、良好、順調、安全」のシグナルであり、赤は「注意、不良、不安、危険」のシグナルとして慣習化しています。
ただしあまり頻用するとトリコロールになってしまいます。赤青着色は、ほどほどに。

超基本テクニック9. フローはグラデーションで示す

提案フローを示すときには、第1ステップから順にカラーのグラデーションで示すと効果的です。
「青」「緑」のグラデーションで展開すれば、事業遂行とともに「望ましい状態に近づく」と印象づけます。
プレゼン資料においてフローはグラデーションで表現すると効果的であることを示した図
またこのような事業フローや過去の推移などは、必ず「左から右」に流すルールで統一しておきましょう。
プレゼンテーターによって「上から下」だったり「右から左」だったりすると、決裁者が混乱してしまいがちです。

超基本テクニック10. 「定型フォーマット」でよりスピーディに

時間短縮のために「定型フォーマット化」をおすすめします。
表紙はもちろん、提案内容の概要やスケジュールを示すスライドも定型化すると便利です。
資料作成速度もあがるうえ、うっかり必要な情報を書き忘れる「抜け漏れ」をなくす効果もあります。
目標数字は赤字に、コストも赤字に記載するルールを適用させたプレゼン資料の画像
定型フォーマットを資料に接する人たちの間で統一しておけば、さらに効果大。
プレゼンをする人が誰であっても、スライドの「どこ」を見れば、「どんな情報」が書いてあるかが把握できるからです。スライド把握力が格段に上がれば、意思決定もよりスピーディになります。


今回ご紹介した「すっごく超基本」も含め、パワポスキルを磨くためには、基本を押さえた学習が必要です。以下のオンラインコースで学んでみましょう!

PowerPoint 2016 超入門 - スライド作成の基本のコース画像

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