ダメ会議の生産性を劇的に上げるコツとルール

みなさんの会社で会議はやっていますか?
会議と雑談は違うわけで、会議には歴とした定義があります。

会議: 会議体の構成員が一堂に会し、一定の事項(議題)について、互いに意見と情報を交換し合って審議を行い、最良の施策を見出そうとする会合またはそのための組織をいう。集団成員に単に意見を開陳する機会をつくるためや、上司が命令やその他の情報を伝達するためだけに部下を招集したような会合は、本来の意味の会議ではない。
(ブリタニカ国際代百科事典 小項目事典より)

最良の施策を見出そうとする会合というふうに定義されていますね。
しかし、その定義に遠く及ばず、多くの会議は以下のようなダメな会議になっていることがよくあります。

  • 長い。予定時間の倍は基本。昼休憩や次の予定を遥かに過ぎるときも。食事を挟んで第2ラウンドや終日会議で終わることも珍しくない。
  • 時間通りに終わらないのはもちろん、まず時間通りに始まらない。
  • ほかの業務に追われて開始時間に資料の準備が出来ていない。
  • 会議始まるのに何で今から電話したりタバコ吸ったりするのか不明。
  • 正直言って今、何を話し合っていて何を決めるのか、目的が見えない。よって終わりも見えない。
  • 話の方向が途中で変わってますます見えなくなってる。
  • そもそも今、その話を始める必要ある?
  • 話し合いではなくてもはや言い合い。
  • 会議の途中で電話に出ていちいち中断される。
  • 会議の途中でトイレに立って中断される。(それこそ電話やタバコ以上に会議前に済ませたら良いのに。)
  • 「結論出るまで帰らせん!」という上司命令が下り終電まで無駄な話し合いが引き伸ばされる。(もちろんサービス残業)
  • って言うか自分とは関係ない業務・自分に発言権は無い会議なのに出る必要あるのか。

筆者もこの中のほとんど(全部かも?)を以前の会社で経験したことはありますが、これは全て『ダメ会議』の特徴です。

特に酷いときは、開始時刻になっても誰も準備や移動をする気配がないので上司に「会議ですよね?」と確認したところ、「え…やるの?」の返事。

出勤すると上司から「今日○○の会議やるから出席して議事録とってね!」と言われ「何時ですか?」と尋ねると「さぁ…またそのときに呼ぶ」とのこと。

担当部署として報告と提案をすると、「改善されていない!」とその場で上司にキレられ、延々と怒鳴られ、「今この場で全員の時間を使ってそんなに怒ることか…」と目が死んだことも。

さすがに此処まで来ると「(°△°)lポカーン」ですが、世の中には上記の実態のような「ダメ会議」は実は非常に多いのです。

ハッキリ言って「会議がダメな会社は、会社としてもダメ」なのが事実。

あなたの職場、もしかしたら「ダメ会議のダメ会社」ではありませんか?

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ダメ会議はそもそも「ビジネスの基本」からしてなっていない?!

まず電話やトイレ等で「会議中に退出する」ことはまず基本的なビジネスマナーとしてNG。全員の流れを止めてしまって待たせることとなる上、「自分は抜けても大丈夫な程度」と、その会議を軽んじている印象を与えます。

どうしても後回しにできないお客様からの電話など、仕方ない場合は出来るだけ簡潔に用件を済ませるなどの対処をし、退出中に出た意見を戻ってから聞き返さない、反対しないなどの姿勢が必要です。

あいだに小休憩を挟むのは良いことですが、トイレに行くように退出してタバコを吸うのは論外。

喫煙しながらの会議などは、非喫煙者からコンプライアンス意識の低い会社と思われても仕方ありません。

そもそも、得意先との打ち合わせや大事な商談の途中でトイレに立ちますか?電話に出ますか?タバコを吸いながら話をしますか?

社内会議に足りないものは実は、「外部との商談」と同じくらい大事なものだという全員の意識だったりするのです。

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「長い」「結論が出ない」は、開催者の管理能力不足

本来ならば開催者が時間配分をするか、タイムキーパー係を1人置き、会議の各内容にどれだけの時間をかけるのかの管理をして進めなければなりません。

想定外に時間がオーバーした内容は、開催者が責任を持ってどこかで切り、別日やあとの時間に上手く持ち越す力量が必要です。また、話の脱線や堂々巡り、ヒートアップなどを抑える冷静さを持つことも開催者の役目。

実は、話題に関係ないのに出席させられている別部署の社員ほど「話が逸れてる」「どういう答えを出したいの?」と冷静に会議を見ていたりするもの。

全員が主観だけだと、「無駄に長い」「生産性がない」会議が生まれがち。少なくとも開催者や司会者には「ここでは取り敢えず報告だけ」「問題点やゴールを最初に提示しておく」などの結論に向かうための管理力が大切なのです。

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コツを掴んでルールを設定、それだけで3時間かかった会議が1時間で終わることも夢じゃない!

「あぁ…やっぱりウチの会社、ダメ会議だわ…」と思った方へ、この機会に『会議のコツ』を学んでみてはいかがでしょうか?

会議の進行は実は交通ルールと同じようなもので、整理する人や管理する人がいて全員がルールを守るから円滑に進むことが出来るのです。

普段、会議に参加している全員で『会議を良くするためのルールを設定する会議』から始めて進め方のコツを掴んでいくのも面白いし、そこで客観的に話をまとめる司会者や、正確に時間管理を指摘できるタイムキーパーに向いている社員が意外と見付かるかもしれません。

……「とは言っても、なかなか今の体制変えられないよ」と悩んでいる方、「会議長ぇんだよ、この話し下手が」と部下から白い目で見られているかもしれませんよ。

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